Презентация: как правильно подготовиться

В условиях бурной глобализации бизнеса менеджерам все чаще приходится выступать перед иностранной аудиторией. Международная презентация - настоящее искусство.

Студентам и выпускникам российских вузов важно как можно раньше овладеть техникой публичного выступления. На первый взгляд, здесь нет ничего трудного, но как только докладчик выходит к аудитории, начинаются сложности. Фиаско можно избежать, если заранее подготовиться.

English First

В Германии презентация международных проектов, как правило, проходит на английском. Исключение, пожалуй, составляет средний бизнес, где немецкий по-прежнему остается основным языком общения. Английский язык для вас не родной? Отнеситесь к выступлению на иностранном языке как к задаче повышенной сложности, но не стоит нервничать. Возьмите себе на вооружение принцип взаимности. Если вы выступаете перед немцами на английском, начните свою презентацию со слов: "Заранее прошу прощения за мой английский" ("Please pardon my English").

Если ваша аудитория говорит по-немецки, то "прием" информации на английском может быть затруднен. Накануне хорошо продумайте свое выступление. В самой презентации следует придерживаться принципа "KISS" (Keep it short and simple), который на русском звучит примерно так: "Будьте проще, и люди к вам потянутся". Аудитория оценит это качество.

Формулировки в тексте должны быстро запоминаться. Используйте как можно меньше глаголов. Приберегите детали для устного выступления. Важно не читать презентацию, а дополнять сжатую информацию в тексте новыми деталями.

В Германии главное в презентации - содержание. Немецкая аудитория ценит детальное изложение информации с использованием профессиональной техники выступления. В России же больше распространен "трезвый" подход: "факты, факты, факты". Если знания английского языка вашей аудитории оставляют желать лучшего, стоит заранее позаботиться о кратком содержании на немецком языке. Перед началом выступления раздайте брошюры с кратким содержанием презентации.

Если шалят нервы

Хорошая подготовка - ключ к успешному выступлению. Если вам предстоит держать важную речь, не пожалейте времени на предварительную "читку" текста. Вы подберете нужный ритм, правильно расставите ударения, выберите места для пауз и выработаете в себе чувство времени.

И, пожалуйста, не вводите себя в стресс. Волнение - это нормальное явление, а не проявление слабости. Пейте холодную воду, чтобы направить энергию в нужное русло и охладить голову, и избегайте чрезмерного употребления кофе.

Во время выступления важно не терять внимание публики, для этого надо сохранять зрительный контакт с аудиторией. Каждый из присутствующих должен чувствовать себя участником мероприятия. Докладчику это поможет избежать "туннельного" эффекта, который приводит к потере концентрации. Не забывайте и о том, что "лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать". Визуальное отображение информации помогает лучше усвоить материал.

Зачем нужна презентация

Три шага помогут вам добиться успеха. Во-первых, в презентации важно описать ситуацию (status quo). Ответьте на вопрос: "На каком этапе мы сейчас находимся?". Словом, важно определить порядок вещей. Во-вторых, обозначьте конкретную цель: "К чему мы стремимся?". И предложите несколько вариантов решения обозначенной проблемы: "Как добиться цели?". Сделайте выводы, опишите преимущества и недостатки каждой стратегии. Выберите вариант, который вы считаете верным. Убедите в своем выборе остальных.

На пути к поставленной цели важно распределить информацию на основную и второстепенную. Основные тезисы выступления надо объяснять. Слушателю должно быть интересно и понятно. Последовательность и конкретные примеры помогут вам удержать его внимание. Не вдавайтесь в подробности. Предложите обсудить все детали после презентации.

Под занавес

В конце презентации от вас ожидают выводов. Продумайте аргументы. Ведь именно они останутся в памяти аудитории. Следующие правила гарантируют успех выступления перед немецкой и европейской аудиторией:

- В презентации важно наметить следующие шаги и ход развития событий. Кто? Когда? С кем? Как? Кто отвечает за соблюдение сроков?

- Анализ результатов презентации должен носить стратегический и практический характер;

- Осторожно! Даже если собравшиеся согласны с выводами презентации и предложениями докладчика, стоит позаботиться о деталях. Хорошая презентация может "умереть" на корню, если не наметить дальнейший план действий. Надо обозначить круг ответственных лиц. Распределение обязанностей - важный этап. Не забывайте про международные правила общения. Есть опасность "перегнуть палку", делегируя ответственность;

- Приступая к реализации намеченных в презентации действий, важно установить реальные сроки. Не забудьте, что вы имеете дело с другой культурой. Работая с немцами, важно учитывать фактор времени.

Докладчик должен взять на себя роль организатора или делегировать эту функцию коллеге, чтобы обеспечить выполнение задач в срок.

Вывод

Если вам предстоит выступать с презентацией перед немецкой аудиторией, настройтесь на работу, но сохраняйте спокойствие. Успех во многом зависит от подготовки. Чтобы ваша презентация не "повисла в воздухе", позаботьтесь о том, чтобы у нее было продолжение.