Когда работа становится событием

Как разработать стройную концепцию крупного форума, а потом четко организовать его? Как предусмотреть все связанные с этим детали, избежать накладок и недоразумений, а в случае проблем - оперативно их устранить? Решением этих и многих других вопросов занимается ивент-менеджер (от английского "event" - "событие").

Вуз с солидной репутацией

В Германии есть целый ряд частных и лишь несколько государственных вузов, где готовят кадры подобного профиля. Ко вторым относится Дуальная высшая школа Баден-Вюртемберга (Duale Hochschule Baden-Württemberg, DHBW). Более чем за 20 лет существования этот вуз приобрел большую популярность среди абитуриентов.

"Секрет успеха в том, что обучение у нас ведется по дуальной системе, то есть по принципу взаимодействия теории с практикой. Половину учебного времени студенты проводят на занятиях в вузе, половину - в одной из фирм из числа наших партнеров", - подчеркивает Штефан Луппольд (Stefan Luppold), руководитель отделения "Менеджмент ярмарок, конгрессов, развлекательных и деловых мероприятий" (Messe-, Kongress- und Eventmanagement) экономического факультета DHBW.

Студенты изучают экономику и организацию производства, маркетинг, контроллинг, кадровое делопроизводство, математику, статистику, менеджмент международных ярмарок и форумов, проект-менеджмент, а также психологию, драматургию, режиссуру, иностранные языки.

"Мы выпускаем специалистов с углубленным знанием трех иностранных языков. Самое распространенное сочетание - английский, испанский и французский, - рассказывает Луппольд. - Преуспевающим студентам мы предоставляем возможность один семестр учиться за границей".

Без отрыва от производства

Наличие трудового договора с одной из компаний - партнеров вуза - обязательное условие при поступлении в Дуальную высшую школу Баден-Вюртемберга. Среди этих фирм - крупные немецкие выставочные комплексы, конгресс-центры, специализированные агентства. "Договор действует только на время учебы", - поясняет Штефан Луппольд. Информацию о вакансиях в фирмах вуз размещает на своем сайте. Кандидатов приглашают в компанию на собеседование, в ходе которого работодатель выясняет мотивацию абитуриента, его знания в этой области, а также наличие организаторских способностей".

После заключения трудового договора абитуриент зачисляется в вуз и на протяжении учебы проходит практику в данной фирме - с перспективой дальнейшего трудоустройства. По словам Луппольда, такую возможность в итоге получают 95 процентов выпускников. "Концепция дуального образования прекрасно себя зарекомендовала. И спрос на специалистов, окончивших наш вуз, очень высок. Наши выпускники делают хорошую карьеру", - с гордостью говорит Штефан Луппольд.

Нестандартным путем

Хайке Дикман (Heike Diekmann), владелица агентства Congress Communication Consulting в Кельне, специализируется на организации медицинских конгрессов и курсов повышении квалификации для медработников. По специальности Хайке - нейробиолог. В свое время работала в научных СМИ, была заместителем руководителя одной медицинской ассоциации. 12 лет назад она решила податься в бизнес, связанный с организацией мероприятий для медиков.

"Раньше мне не раз приходилось обращаться к услугам агентств, профессионально занимающихся менеджментом международных конгрессов. Постепенно я познакомилась с особенностями этого бизнеса и поняла, что мне самой хочется этим заняться", - рассказывает Дикман.

Но, конечно, одного желания недостаточно. По словам предпринимателя, без организаторского таланта здесь не обойтись. Менеджер по подготовке мероприятий должен уметь стратегически мыслить, подбирать правильную команду, разрабатывать концепции и в соответствии с требованиями времени обновлять форматы проводимых мероприятий.

"Если в конгрессе участвуют более 600 человек, то подготовка к нему занимает не менее девяти месяцев, - поясняет Хайке Дикман. - Хотя договор об аренде помещения для форума необходимо заключать за два, а то и за три года". В задачи агентства входят также техническое оснащение конгресса, заказ программок, бронирование номеров в гостиницах, организация питания и обслуживание участников форума. "Мы обязаны учитывать каждую деталь, связанную с пожеланиями клиента, - говорит Дикман. - Но чем больше работы надо сделать, тем выше и гонорар".

Уметь справляться со стрессом

Рабочий день ивент-менеджеров растягивается до 14-16 часов. Это подтверждает и предприниматель из Бремена Керстин Бигеман (Kerstin Biegemann), глава агентства Witago (Wissenschaftliche Tagungsorganisation).

Она занимается подготовкой конгрессов и симпозиумов для вузов и научных объединений. "Проводимые нами форумы нередко носят международный характер", - рассказывает Бигеман. Поэтому задолго до начала конгресса нужно найти хороших синхронных переводчиков. Сайт мероприятия тоже должен быть снабжен версиями на разных языках.

Агентство проводит и регистрацию участников конгресса в интернете, после чего занимается обработкой данных. Если в рамках конгресса предусмотрены туристические экскурсии, концерты и прочие развлекательные мероприятия, их организация тоже ложится на плечи менеджера. "Мы должны реализовать весь запланированный заказчиком пакет, но при этом не забывать о предусмотренном бюджете, - говорит Керстин Бигеман. - В этой сфере менеджер должен иметь очень крепкие нервы".

А еще человек, решившийся окунуться в подобный бизнес, должен иметь хорошую репутацию и обладать деловыми связями. "Пытаться организовать мероприятие на пустом месте, не имея контактов в этой сфере, - запрограммированный проигрыш", - предупреждает Хайке Дикман. К ней присоединяется и Керстин Бигеман: "В этой сфере многое основано на взаимном доверии. Новичку на рынке ни одна фирма не доверит свои деньги".